• 迎送的细节

对于内部工作会议，一般都是会议承办人在会场门口签到，参会人直接进入会场，如果有领导出席，会议承办处室负责人在门口迎接领导即可，到点了就正常开会。

对于正式会议，比如党代会、两会等特别重要的会议，需要根据出席会议人员情况，制定好迎送安排，具体有几个细节需要关注：

一是准备首长休息室（首休室）。在正式会场外，为参加会议的领导准备首休室，领导到达会场后，先进首休室休息，待其他参会人员到齐后，再进入会场。

二是明确领导到首休室时间。一般在会议方案中均会对领导到会时间作出安排，比如有多名领导参加，要根据领导的级别确定领导到首休室时间，比如，一号领导一般距离会议开始前5分钟到达，其他领导一般距离会议开始前15分钟左右到达。根据领导到达时间，承办单位1名负责人提前在会场外迎候，注意要严格遵守中央八项规定精神及其实施细则精神。

三是汇报会议安排。一般情况下，在会议开始前4分钟，领导均已进入首休室后，会议承办单位负责人利用1-2分钟，简要向在首休室内休息的领导汇报会议安排。

四是请领导入场。一般在会议召开时间前2分钟，领导离开首休室，依序进入主席台或者场内就座，如重要会议，可播放欢迎曲。在此之前，会场内的工作人员要及时向首休室的工作人员通报会议报到人数及会场人员落座情况。

• 座位的细节

座位席次摆放相关的介绍已经很多了，就不再赘述了。很多会场不是固定的，根据场型要求用长条桌拼起来，铺上桌布摆上椅子就好了，这时候要注意三个硬件方面的细节：

一是注意桌腿磕碰细节。坐在两条长条桌拼接处的人员，很容易被桌腿磕着，这时候就要用软包把桌腿包住，防止磕伤。

二是注意座位间距细节。考虑到座位的舒适性及出入方便，一般椅子间距在15-20cm为宜，现在因疫情防控安排，建议调整为隔位就坐。

三是注意领导特殊需求。比如，有的领导腰不太好，那就提前在座位上备好靠腰或靠枕等。

四是桌面物品摆放位置。通过仔细观察，我们会发现会场内的水杯、席签、文件材料等都摆放很整齐，各排之间纵横看都是一条直线，这是最基础的要求。其中，水杯在座位右上角，把手稍微朝向外侧，方便取用；席签根据会议情况一般在正前方，如正前方为话筒，则紧挨话筒；文件材料正对座位中心，底边与会议桌下边齐平，视情况摆放铅笔、便签等。

• 饮水的细节

一是要提前了解领导及参会贵宾的饮水习惯。比如，是喝绿茶、红茶或是白水？又比如，对茶叶的浓度是否有要求等等。一个实例：某省党政代表团到另一省学习考察，首场会谈时，代表团中的一名某市领导向会场服务员提出，希望喝白水，于是给他换了白水；隔天，在另一个部门会场举行会谈时，该领导想着给什么就喝什么，不再提需求了，落座后，他发现自己水杯里正是白水，刚开始他以为都是喝白水，但他看其他领导的水杯后，发现他们都是茶水，内心很是惊喜，感慨到很小的细节，但充分体现了这个省的工作水平，最后代表团考察结束后，该领导即要求他所在市的政府办来取经学习。

二是要把握好续水的时间。首次倒水，一般在会前15分钟，这样会开起来时，温度刚好；之后，根据会议需要，每隔30分钟左右续水。有一点要注意，主要领导讲话时，服务员不要入场续水。

三是摆放水壶自行续水。如会议有要求，可在会桌上摆放热水壶，由参会人员根据需要自行续水。一般情况下，主席台每个座位前摆放一个按压式热水壶，场内每两人之间摆放一个热水壶。

最后，和大家分享一个妙招，在大型会议中，为一号领导准备应急呼叫系统，即在一号领导座位前摆放呼叫器，应答手环交由会议承办人，当领导有需求时，按下呼叫器，承办人即可快速上前，了解并处理领导提出的问题。